17.08
.
2022

6

Czego nauczył mnie przetarg, którego nie wygraliśmy?

Autor:

Nikola Modzelewska

Czas:

6

Czy kiedykolwiek czytałam tekst, w którym agencja wprost przyznaje, że jakiegoś przetargu nie wygrała? Nie przypominam sobie. Firmy zawsze chwalą się wygranymi przetargami, ale co z tymi, które nie zakończyły się sukcesem?

Jedną z moich osobistych wartości jest rozwój, dlatego zawsze staram się wykorzystywać niepowodzenia do wzrostu. Wiedziałam, że prowadzenie największego postępowania przetargowego w historii Tigers to będzie doświadczenie z kategorii tych wyjątkowych. Wiedziałam, że bez względu na wynik końcowy wniesie to ogromną wartość do mojego życia zawodowego. Wiedziałam też, że chcę to doświadczenie wykorzystać w stu procentach i wycisnąć z niego tak dużo, jak tylko się da.

Czy kiedykolwiek czytałam tekst, w którym agencja wprost przyznaje, że jakiegoś przetargu nie wygrała? Nie przypominam sobie. 😉 Firmy zawsze chwalą się wygranymi przetargami, ale co z tymi, które nie zakończyły się sukcesem? Przecież wszyscy mamy takie porażki na koncie. A z nich najlepiej wyciągać lekcje i potraktować je jako motywator do wzrostu.

Żeby było jasne — nie opisuję tutaj porażki totalnej. Z trzyetapowego procesu przetargowego dotarliśmy aż do finału, a feedback od klienta był aż nadto budujący. Naprawdę mamy z czego być dumni. Jednak jak to zwykle bywa w grze o tak wysoką stawkę — o finalnej decyzji klienta zadecydowały niuanse.

Żadna z opisanych przeze mnie rzeczy nie wpłynęła bezpośrednio na wynik przetargu, myślę, że o większości z nich klient nie miał nawet pojęcia i nie było to dla niego odczuwalne. Zmierzenie się z tak dużym wyzwaniem unaocznia wiele słabych punktów organizacji, pokazuje obszary do optymalizacji, a także wpływa na zmianę mindsetu. Wobec tego — czego nauczył mnie przetarg, którego nie wygraliśmy?

Lekcja numer jeden, którą z tego wyciągnęłam — jesteśmy wystarczająco dobrzy, by wygrywać. Tak tak, dobrze czytasz — jesteśmy wystarczająco dobrzy, by wygrywać, mimo że przegraliśmy.

Oksymoron? W moim odczuciu nie do końca. Wierzyłam w nasz zespół i nasze kompetencje od samego początku, ale wiem, że nie wszyscy mój entuzjazm podzielali. Niektórzy czuli się tym wręcz przytłoczeni — nigdy nie graliśmy o tak dużo. Presja była duża, szczególnie ta, którą sami sobie narzucamy. Ten proces przetargowy pokazał jednak całemu Tigers, że nie powinniśmy mieć kompleksów i możemy sięgać naprawdę wysoko. Nie brakuje nam niczego, by móc wygrywać.

Ok, to teraz przejdźmy do bardziej operacyjnych aspektów. Im większa skala tym pewne niedoskonałości stają się bardziej widoczne i nie da się ich już ignorować. Niewystarczająco dobrze doprecyzowany zakres wpływu przy mniejszych projektach nie stanowi dużej trudności, ale przy tych większych jest poważnym problemem. Odpowiednie opisanie ról, a w konsekwencji zadań i odpowiedzialności, jakie z pełnionej funkcji wynikają, staje się absolutnie niezbędne. Każdy przetarg jest inny, ale jasne przewodnictwo potrzebne jest zawsze.

Kluczowe jest określenie lidera, który weźmie na siebie odpowiedzialność za egzekwowanie zobowiązań zespołu i za podejmowanie często niełatwych decyzji.

Potrzebny jest ktoś, kto potrafi zapanować nad chaosem, który pojawia się zawsze i na swój sposób stanowi o uroku tego typu projektów. Czasem może się okazać — tak jak w naszym przypadku — że potrzebnych jest dwóch liderów, a zadaniem każdego z nich powinno być zadbanie o inny fragment procesu. Ważne, żeby odpowiedzialność była dobrze doprecyzowana i niepozostawiająca przestrzeni na domysły i wątpliwości.

Co jeszcze stanowiło dla nas wyzwanie? Zdecydowanie właściwsze określenie timeline’u działań. Oczywiście dowieźliśmy wszystko w terminie określonym przez klienta, natomiast niedoszacowaliśmy czasu, jaki był nam na to potrzebny. Brak choćby minimalnego zapasu czasowego to niepotrzebny stres, presja i frustracja. Tzw. „nerwówka” rzadko kiedy wnosi coś dobrego.

Lekcja na przyszłość? Zakładać, że wszystko zajmie 20% dłużej, niż nam się wydaje. I że należy zaczynać tak wcześnie, jak to tylko możliwe.

Ostatni aspekt, który poruszę, może wydać się błahy, ale wierzcie mi — jest to podyktowane konkretnym doświadczeniem. Jeżeli prezentacja odbywa się online, to absolutne niezbędne jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za wszelkie kwestie techniczne podczas transmisji. W razie wystąpienia takiej potrzeby ta osoba panuje nad chaosem i dyryguje zadaniami. Nie wystarczy samo zaplanowanie wszystkiego — trzeba też to wszystko przetestować, i to dokładnie w tych samych warunkach, w jakich odbywa się docelowe spotkanie. Problemy techniczne nie oszczędzają nikogo i zawsze trzeba mieć gotowy plan B, C i D.

Uwierzcie, że podczas 2-godzinnej prezentacji naprawdę mogą zepsuć się trzy laptopy #truestory.

Choć nie wygraliśmy tego przetargu, to wiele z niego wynieśliśmy jako zespół. Po zakończonym ofertowaniu zebrałam informację zwrotną od wszystkich zaangażowanych, bo mocno wierzę, że feedback to darmowa lekcja. Wszystkie odpowiedzi metodycznie umieściłam w Excelu, a następnie szczegółowo przeanalizowałam. Co nam najbardziej pomagało, a co było największą przeszkodą? Co powinniśmy wprowadzić a co przestać robić?

Te wnioski doprowadziły nas do napisania szczegółowego procesu, który znacznie ułatwia nam nowe postępowania.

Teraz doskonale wiemy, kto, za co odpowiada, jaki zapas czasowy musimy przyjąć i jakie warunki musi spełnić dobra prezentacja.

Mniej stresu i chaosu, więcej kreatywności i zabawy — w końcu przy tego typu wyzwaniach powinniśmy się też dobrze bawić!

Na koniec jeszcze jedno zdanie, na które niedawno natrafiłam i które od tamtej pory nie wychodzi mi z głowy.

Fail earlier to succeed sooner.

Im szybciej się potkniesz, tym szybciej zrozumiesz, co musisz zmienić, aby osiągnąć sukces. Odrobiliśmy naszą pracę domową, doszlifowaliśmy nasze procesy i dzięki temu teraz jesteśmy bardziej niż kiedykolwiek gotowi na nowe wyzwania. A te już są na horyzoncie!

联系Opisz nam swoje wyzwania,
znajdziemy drogę

Napisz do nas